Đọc hồ sơ vụ án đã sao chụp là đọc ba lượt: lượt đầu để biết hồ sơ có những gì, lượt hai để đánh dấu những chỗ liên quan đến điểm tranh chấp, lượt ba để ghi chú thành danh sách việc cần làm và câu cần nói tại phiên. Đọc một lượt từ đầu đến cuối như đọc sách thường khiến bạn nhớ mang máng mọi thứ mà không nắm chắc điều gì.
Đương sự có quyền đọc, ghi chép, sao chụp tài liệu trong hồ sơ vụ án, trừ những tài liệu pháp luật không cho công khai; thủ tục làm đơn xin sao chụp là một việc riêng. Bài này bắt đầu từ lúc bạn đã cầm xấp bản sao về nhà và nhìn vào nó với cảm giác quá tải.
Hồ sơ thường gồm những nhóm giấy tờ nào
Văn bản của đương sự. Đơn khởi kiện, bản tự khai, văn bản trình bày ý kiến, đơn phản tố, đơn yêu cầu độc lập của người có quyền lợi liên quan, các đơn đề nghị gửi toà. Đây là nơi mỗi bên nói mình muốn gì và vì sao.
Chứng cứ do các bên giao nộp. Hợp đồng, giấy vay, biên nhận, ảnh chụp, bản in tin nhắn, giấy tờ nhà đất, kèm biên bản giao nhận chứng cứ. Mỗi tài liệu thường có số bút lục, tức số thứ tự trang trong hồ sơ.
Văn bản do toà lập hoặc thu thập. Biên bản lấy lời khai, biên bản đối chất, biên bản phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải, biên bản xem xét thẩm định tại chỗ, kết quả định giá, kết luận giám định, văn bản cơ quan khác trả lời toà.
Văn bản tố tụng. Thông báo thụ lý, các quyết định của thẩm phán, giấy triệu tập, quyết định đưa vụ án ra xét xử. Nhóm này ít khi chứa nội dung tranh chấp, nhưng có ngày tháng và thông tin thủ tục bạn cần nắm.
Đọc theo ba lượt
Đừng bắt đầu bằng việc tô màu. Ba lượt dưới đây giúp bạn đi từ tổng thể tới chi tiết:
- Lượt một, chỉ lập mục lục. Lật từng trang, ghi vào một tờ riêng: số bút lục, loại tài liệu, ai lập hoặc ai nộp, ngày. Không đọc kỹ nội dung. Mục tiêu là biết hồ sơ có gì và thiếu gì so với những thứ bạn nghĩ đã nộp.
- Đối chiếu mục lục với tài liệu của mình. Mọi chứng cứ bạn đã nộp có mặt trong hồ sơ không. Nếu thiếu, ghi lại để hỏi thư ký hoặc thẩm phán, kèm giấy tờ chứng minh đã nộp.
- Lượt hai, đọc phần của bên kia trước. Bản tự khai, văn bản ý kiến, chứng cứ của bên kia và lời khai người làm chứng do họ đề nghị. Đây là phần bạn ít biết nhất.
- Tiếp theo, đọc văn bản do toà lập. Đặc biệt biên bản các phiên họp, biên bản xem xét tại chỗ và kết luận giám định, vì hội đồng xét xử sẽ dựa nhiều vào chúng.
- Lượt ba, đọc lại phần của chính mình. Đọc như người ngoài, tìm chỗ mình viết chưa rõ, con số lệch, câu dễ bị hiểu khác.
- Ghi chú thành bảng việc cần làm. Chỉ sau ba lượt mới chuyển những gì đánh dấu thành ghi chú có hệ thống.
Với hồ sơ dày, chia lượt hai và lượt ba thành nhiều buổi. Đọc khi mệt dễ bỏ sót đúng câu quan trọng nhất trong một trang dày chữ.
Đánh dấu bằng ba màu, mỗi màu một nghĩa
Quy ước màu đơn giản giúp bạn mở lại một trang sau ba tuần và hiểu ngay mình đã nghĩ gì. Một cách dùng nhiều người thấy hiệu quả: màu xanh cho những điều bên kia thừa nhận, tức những điểm hai bên đã thống nhất; màu vàng cho những điều bên kia nói khác với sự việc bạn biết hoặc khác với tài liệu khác trong hồ sơ; màu đỏ cho những điểm bất lợi cho bạn mà bạn cần chuẩn bị lời giải thích.
Màu xanh quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Những điều bên kia đã thừa nhận bằng văn bản thường là những tình tiết không còn phải tranh cãi nhiều; biết rõ chúng giúp bạn không mất thời gian chứng minh lại điều đã rõ, và tập trung vào chỗ thật sự còn vênh. Khi trình bày, chỉ cần một câu ngắn: "Bị đơn đã thừa nhận việc nhận tiền trong bản tự khai ở bút lục số 25."
Màu vàng là nguồn của phần hỏi và phần tranh luận. Mỗi chỗ vàng là một câu hỏi tiềm năng hoặc một điểm cần đối đáp. Màu đỏ thì đừng né. Hội đồng xét xử đọc cùng một hồ sơ và sẽ thấy những chỗ đó; bạn chủ động chuẩn bị thì trả lời được bình tĩnh và trung thực.
Sổ ghi chú: bốn cột cho mỗi chỗ đã đánh dấu
Sau khi đánh dấu, chuyển mỗi chỗ quan trọng sang một sổ ghi chú. Ví dụ giả định trong vụ tranh chấp ranh giới đất giữa hai hộ liền kề:
| Bút lục | Nội dung | Nhận xét | Việc cần làm |
|---|---|---|---|
| 18 | Bản tự khai bị đơn: hàng rào xây từ năm 2010 | Khác lời nhân chứng phía mình nói xây năm 2015 | Chuẩn bị câu hỏi về năm xây |
| 31 | Biên bản xem xét tại chỗ: đo được phần chồng lấn | Số đo khớp với sơ đồ mình nộp | Nhắc khi trình bày |
| 40 | Kết luận đo đạc của đơn vị đo vẽ | Có một mốc ghi "theo chỉ dẫn của hộ bên cạnh" | Hỏi ai chỉ mốc, có mặt mình không |
| 44 | Biên bản phiên họp: bị đơn đồng ý dời hàng rào nếu được bù tiền | Mở ra khả năng hoà giải | Cân nhắc mức bù chấp nhận được |
Sổ ghi chú là cầu nối giữa xấp hồ sơ và các công cụ khác như bản tóm tắt, dòng thời gian, bảng ba cột. Mỗi dòng ở cột việc cần làm nên được chuyển sang đúng công cụ đó, rồi đánh dấu đã xử lý.
Đọc kỹ biên bản và kết luận chuyên môn
Biên bản lấy lời khai, biên bản đối chất và biên bản phiên họp ghi lại lời của chính bạn và của bên kia tại toà. Đọc kỹ xem lời mình được ghi đúng không. Người ghi biên bản ghi tóm tắt, nên đôi khi ý được rút gọn theo cách làm khác nghĩa. Nếu phát hiện ghi sai, việc đề nghị sửa thường phải làm ở thời điểm ký biên bản; nếu đã qua, bạn có thể trình bày lại ý đúng tại phiên xử và giải thích vì sao biên bản ghi khác.
Kết luận giám định, kết quả định giá và biên bản xem xét thẩm định tại chỗ là những tài liệu chuyên môn mà hội đồng thường tin cậy cao. Đọc chậm phần phương pháp và phần dữ liệu đầu vào, không chỉ đọc kết luận. Kết luận đúng hay sai thường nằm ở chỗ ai cung cấp mẫu, đo theo mốc nào, so với tài liệu nào. Nếu thấy có vấn đề, việc yêu cầu giám định bổ sung, giám định lại hoặc định giá lại là thủ tục có điều kiện, nên tìm hiểu sớm, không đợi đến phiên xử mới nêu.
Văn bản trả lời của cơ quan khác, như văn phòng đăng ký đất đai hay ngân hàng, thường ngắn và dùng thuật ngữ chuyên ngành. Gạch chân từng thuật ngữ và tìm nghĩa trước khi kết luận văn bản đó có lợi hay bất lợi cho bạn.
Hồ sơ quá dày: đọc theo điểm tranh chấp thay vì theo trang
Vụ tranh chấp đất đai, thừa kế nhiều đời hay hợp đồng xây dựng có thể có hồ sơ vài trăm trang. Đọc ba lượt toàn bộ trong vài tuần là quá sức với người còn phải đi làm. Khi đó, đổi cách: lấy danh sách các điểm hai bên đang vênh nhau làm khung, rồi với mỗi điểm, chỉ đọc những tài liệu liên quan tới nó.
Cách làm cụ thể: sau lượt một lập mục lục, bạn viết ra ba đến năm điểm tranh chấp chính. Với mỗi điểm, quay lại mục lục và khoanh những tài liệu có khả năng liên quan, dựa vào loại tài liệu và người lập. Đọc kỹ nhóm đó, đánh dấu, ghi chú. Những tài liệu không thuộc điểm nào thì chỉ lướt qua để chắc không bỏ sót điều bất ngờ.
Ví dụ giả định trong một vụ chia thừa kế giữa các anh chị em: điểm vênh thứ nhất là căn nhà có phải di sản hay đã được cha mẹ tặng cho một người con từ trước; điểm thứ hai là công sức người con ở cùng cha mẹ có được tính không. Với điểm thứ nhất, bạn tập trung vào giấy tờ nhà đất qua các thời kỳ và lời khai về việc tặng cho; với điểm thứ hai, tập trung vào lời khai người làm chứng, giấy tờ sửa nhà, chi phí chăm sóc. Hàng chục trang biên bản họp gia đình không liên quan tới hai điểm này có thể để sau.
Phát hiện thiếu sót trong hồ sơ: phản ứng thế nào
Thiếu tài liệu bạn đã nộp. Kiểm lại biên bản giao nhận chứng cứ bạn giữ. Nếu có, mang theo khi làm việc với toà để đề nghị kiểm tra; nếu không có biên bản, chuẩn bị bản sao và đề nghị bổ sung theo hướng dẫn.
Có tài liệu bạn chưa từng thấy. Có thể bên kia nộp sau phiên họp, hoặc toà thu thập thêm. Đọc kỹ, đánh dấu và chuẩn bị ý kiến. Nếu tài liệu đó quan trọng mà bạn thấy quá muộn, có thể trình bày tại phiên về việc mình chưa có đủ thời gian nghiên cứu.
Thông tin cá nhân của người khác. Hồ sơ có thể chứa số giấy tờ, địa chỉ, thông tin sức khoẻ của người khác. Bạn được dùng chúng cho việc tham gia tố tụng, không được đăng lên mạng, chia sẻ cho người không liên quan hay dùng vào việc khác.
Chỗ bạn không hiểu. Một thuật ngữ, một quyết định thủ tục, một phép tính trong kết quả định giá. Ghi riêng một danh sách câu hỏi để hỏi người làm nghề hoặc trợ giúp viên pháp lý, thay vì tự đoán nghĩa.
Câu hỏi thường gặp
Đương sự có được sao chụp toàn bộ hồ sơ vụ án không?
Theo nguyên tắc chung của tố tụng dân sự, đương sự được đọc, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ, trừ những tài liệu thuộc diện không được công khai theo quy định. Thủ tục cụ thể và chi phí sao chụp nên hỏi trực tiếp toà đang giải quyết vụ việc.
Số bút lục là gì và có cần ghi nhớ không?
Bút lục là số thứ tự trang trong hồ sơ vụ án. Không cần nhớ thuộc lòng, nhưng nên ghi số bút lục vào mọi ghi chú của mình, vì hội đồng xét xử, thư ký và luật sư thường gọi tài liệu theo số này.
Đọc hồ sơ mất bao lâu là hợp lý?
Tuỳ độ dày. Với hồ sơ vài chục trang, ba lượt đọc có thể xong trong một ngày nghỉ. Với hồ sơ vài trăm trang, nên dành vài buổi và bắt đầu ngay khi có bản sao, không để sát ngày xét xử.
Thấy biên bản ghi sai lời mình nói thì có sửa được không?
Cách tốt nhất là đề nghị sửa ngay khi được đọc lại biên bản trước khi ký. Nếu đã ký, bạn vẫn có thể trình bày lại ý đúng tại phiên xử, giải thích trung thực vì sao có sự khác biệt. Đừng thay đổi bản chất sự việc chỉ vì thấy lời cũ bất lợi.
Có nên đưa hồ sơ đã sao chụp cho người quen đọc giúp không?
Nên cân nhắc kỹ, vì hồ sơ chứa thông tin cá nhân của nhiều người. Nếu cần người giúp, chọn người bạn tin tưởng, có hiểu biết pháp lý, và chỉ cho xem phần cần thiết. Luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin.
Nếu bên kia có tài liệu mới sau khi mình đã sao chụp thì sao?
Bạn có thể đề nghị toà cho tiếp cận tài liệu mới bổ sung vào hồ sơ. Theo dõi các thông báo của toà và hỏi thư ký trước ngày xử xem hồ sơ có thêm tài liệu nào không.