Trong vụ án dân sự, bạn có thể uỷ quyền cho người thân hoặc người khác đủ điều kiện thay mặt mình tham gia tố tụng; người này gọi là người đại diện theo uỷ quyền và chỉ được làm trong phạm vi bạn đã ghi trong văn bản uỷ quyền. Ngoại lệ lớn nhất là việc ly hôn: vợ, chồng không được uỷ quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng trong vụ ly hôn.
Với người tự theo vụ mà không thuê luật sư, uỷ quyền cho người thân là cách phổ biến để chia gánh: con cái thay cha mẹ già đi toà, anh em thay người đang làm việc ở tỉnh xa. Nhưng uỷ quyền cũng là trao cho người khác quyền quyết định thay mình. Viết văn bản uỷ quyền cẩu thả là nguồn tranh chấp thứ hai trong lòng tranh chấp thứ nhất.
Uỷ quyền trong tố tụng khác nhờ đi cùng ở chỗ nào
Nhờ người thân đi cùng chỉ là có người ngồi cạnh, giúp bạn mang giấy tờ, nhắc ý. Người đó không có tư cách gì trước toà. Uỷ quyền thì khác: người được uỷ quyền trở thành người đại diện của bạn, nhân danh bạn làm các việc tố tụng, và những gì họ làm trong phạm vi uỷ quyền có hiệu lực như chính bạn làm.
Vì vậy khi có người đại diện theo uỷ quyền, toà gửi văn bản cho người đó, triệu tập người đó, và có thể ghi nhận thoả thuận do người đó ký nếu văn bản uỷ quyền cho phép. Bạn vẫn có quyền tự đến toà, tự trình bày. Toà cũng có thể yêu cầu chính bạn có mặt khi cần làm rõ tình tiết mà chỉ bạn biết.
Uỷ quyền cũng khác người bảo vệ quyền lợi. Người bảo vệ đứng cạnh để hỗ trợ, không quyết định thay bạn. Người đại diện theo uỷ quyền đứng thay bạn. Bạn có thể vừa có người đại diện vừa có người bảo vệ, miễn là phân vai rõ.
Ai làm người đại diện theo uỷ quyền được, ai không
Người được uỷ quyền trong tố tụng dân sự cần đáp ứng điều kiện chung về năng lực và không rơi vào các trường hợp bị loại. Những điểm chính:
- Người được uỷ quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, tức là người thành niên, không bị toà tuyên mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Không được làm đại diện nếu chính người đó cũng là đương sự trong cùng vụ án mà quyền lợi đối lập với bạn. Ví dụ, trong vụ chia thừa kế, một người em đang tranh chấp với bạn không thể là người đại diện của bạn.
- Không được làm đại diện nếu người đó đang đại diện cho một đương sự khác trong cùng vụ có quyền lợi đối lập với bạn.
- Cán bộ, công chức trong toà án, viện kiểm sát, công chức và sĩ quan, hạ sĩ quan trong ngành công an thường không được làm người đại diện cho người khác trong vụ án, trừ những trường hợp luật cho phép như tham gia với tư cách đại diện của cơ quan mình hoặc là người đại diện theo pháp luật.
- Người được uỷ quyền không bắt buộc phải là họ hàng. Một người bạn, đồng nghiệp đáng tin cũng được, miễn đủ điều kiện.
Trước khi lập văn bản, bạn nên hỏi thẳng người định uỷ quyền xem họ có đang làm việc trong ngành toà án, kiểm sát, công an không, và có dính dáng gì tới bên kia không. Nhiều văn bản uỷ quyền bị toà không chấp nhận chỉ vì bỏ qua câu hỏi đơn giản này.
Việc ly hôn: vì sao không uỷ quyền được và lối ra thực tế
Pháp luật tố tụng dân sự quy định riêng cho việc ly hôn: đương sự không được uỷ quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng. Lý do là quyết định chấm dứt hôn nhân, giao con cho ai nuôi, gắn chặt với ý chí cá nhân của từng người. Toà cần nghe trực tiếp từ vợ và chồng, đặc biệt ở phần hoà giải đoàn tụ.
Điều này không có nghĩa bạn phải tự gánh mọi việc. Bạn vẫn có thể nhờ người bảo vệ quyền lợi đứng cạnh, vẫn có thể nhờ người thân giúp chuẩn bị giấy tờ, đi nộp hồ sơ khi toà chấp nhận. Nếu ở xa hoặc không thể có mặt, bạn có thể đề nghị toà giải quyết vắng mặt mình theo quy định, hoặc hỏi toà về khả năng tham gia trực tuyến trong những trường hợp được phép.
Cũng cần phân biệt với một cơ chế khác: trong một số trường hợp đặc biệt, luật cho phép cha mẹ hoặc người thân thích khác yêu cầu toà giải quyết ly hôn khi một bên vợ hoặc chồng không thể tự nhận thức, làm chủ hành vi và đang là nạn nhân bạo lực gia đình. Đó là quyền yêu cầu riêng do luật định, không phải uỷ quyền, và có điều kiện chặt. Gặp hoàn cảnh này bạn nên hỏi người có chuyên môn trước khi làm.
Văn bản uỷ quyền nên ghi gì và lỗi hay gặp
Văn bản uỷ quyền của cá nhân trong tố tụng thường phải được công chứng hoặc chứng thực. Một số toà chấp nhận văn bản lập ngay tại toà trước mặt thẩm phán hoặc người được chánh án phân công; bạn nên hỏi trước toà đang giải quyết vụ án. Nội dung nên có:
| Mục | Nên ghi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Thông tin hai bên | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi cư trú hiện tại của người uỷ quyền và người được uỷ quyền | Ghi địa chỉ theo tên xã, huyện trước 1/7/2025 mà không cập nhật tên đơn vị hành chính hiện tại |
| Vụ việc | Tên toà đang giải quyết, số thụ lý nếu có, tên các bên, tóm tắt yêu cầu | Ghi chung chung "các vụ việc liên quan" khiến toà không xác định được phạm vi |
| Phạm vi quyền | Liệt kê từng việc: nộp và nhận văn bản, tham gia hoà giải, thoả thuận, thay đổi hoặc rút yêu cầu, kháng cáo, nhận tiền | Ghi "toàn quyền quyết định" mà không hiểu hệ quả |
| Giới hạn | Mức tối thiểu được chấp nhận khi thoả thuận, việc phải hỏi lại trước khi ký | Không ghi giới hạn nào |
| Thời hạn | Đến khi kết thúc giai đoạn nào: sơ thẩm, phúc thẩm, thi hành án | Bỏ trống, gây tranh cãi khi vụ án chuyển giai đoạn |
| Chữ ký | Cả hai bên ký trước công chứng viên hoặc người chứng thực | Người được uỷ quyền không ký nhận |
Giữ một bản sao văn bản uỷ quyền đã công chứng ở nhà. Khi cần chấm dứt hoặc thay đổi phạm vi, bạn sẽ cần căn cứ vào chính bản này.
Uỷ quyền rộng hay hẹp: cân nhắc theo từng quyền
Nhận và nộp văn bản. Đây là phần an toàn nhất để uỷ quyền. Người thân đi nộp tài liệu, nhận thông báo thay bạn, giảm số lần bạn phải lên toà.
Tham gia phiên hoà giải và phiên họp. Nên uỷ quyền nếu người đó nắm vụ việc, nhưng kèm giới hạn: được trình bày, được nghe đề xuất, nhưng không ký thoả thuận khi chưa hỏi lại bạn.
Thoả thuận, rút yêu cầu. Đây là quyền nặng nhất. Một chữ ký đồng ý hoà giải thành có thể chấm dứt cả vụ án theo hướng bạn không muốn. Chỉ trao quyền này cho người bạn tin tuyệt đối, hoặc ghi rõ mức sàn.
Kháng cáo. Thời hạn kháng cáo ngắn. Nếu bạn ở xa, uỷ quyền cho người thân quyền kháng cáo giúp không lỡ hạn. Ghi rõ người đó được kháng cáo toàn bộ hay chỉ phần nào.
Nhận tiền, tài sản. Nếu thắng kiện, người được uỷ quyền nhận tiền thi hành án thay bạn. Quyền này nên tách riêng và có thể để ở một văn bản uỷ quyền khác khi tới giai đoạn thi hành án.
Các bước làm và nộp văn bản uỷ quyền cho toà
Trình tự dưới đây áp dụng cho trường hợp phổ biến: bạn đang là nguyên đơn hoặc bị đơn trong vụ án dân sự đã được toà thụ lý.
- Thống nhất với người được uỷ quyền về phạm vi và giới hạn. Ghi ra giấy nháp trước khi đi công chứng.
- Đến tổ chức hành nghề công chứng hoặc nơi chứng thực, mang giấy tờ tuỳ thân của cả hai người và thông tin vụ án. Yêu cầu lập văn bản uỷ quyền theo nội dung đã thống nhất.
- Đọc lại văn bản trước khi ký, đặc biệt mục phạm vi quyền. Nếu văn bản có dòng "toàn quyền" mà bạn không muốn, yêu cầu sửa.
- Người được uỷ quyền nộp bản chính hoặc bản sao hợp lệ văn bản uỷ quyền cho toà, kèm giấy tờ tuỳ thân, tại bộ phận tiếp nhận hoặc khi làm việc với thư ký phụ trách vụ án.
- Hỏi toà xác nhận đã nhận văn bản uỷ quyền và từ nay sẽ gửi văn bản tố tụng cho ai. Ghi lại ngày nộp.
- Sau mỗi lần người đại diện làm việc với toà, đề nghị họ chụp hoặc sao lại biên bản để bạn theo dõi.
Nếu bạn đang ở nước ngoài, văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài thường phải qua thủ tục chứng nhận, hợp pháp hoá lãnh sự hoặc lập tại cơ quan đại diện của Việt Nam, trừ trường hợp được miễn. Hỏi trước cơ quan đại diện nơi bạn sống để không phải làm lại.
Khi muốn rút uỷ quyền hoặc đổi người
Bạn có quyền chấm dứt uỷ quyền bất cứ lúc nào. Lý do có thể là người được uỷ quyền làm không đúng ý, không còn thời gian, hoặc quan hệ giữa hai người thay đổi. Việc chấm dứt nên làm bằng văn bản, và bạn gửi ngay cho toà một bản để toà biết từ ngày nào không còn gửi giấy tờ hay ghi nhận ý kiến của người đó.
Điều dễ bị bỏ qua là khoảng trống giữa lúc chấm dứt và lúc toà biết. Nếu bạn chỉ báo miệng với người thân mà không báo toà, người đó vẫn có thể ký nhận văn bản hay tham gia phiên hoà giải với tư cách đại diện của bạn. Gửi văn bản chấm dứt cho toà, giữ giấy biên nhận, là bước bảo vệ chính bạn.
Nếu muốn đổi sang người khác, bạn làm văn bản uỷ quyền mới, ghi rõ thay thế văn bản trước. Trong vụ có nhiều phiên đã diễn ra, người mới nên dành thời gian đọc lại biên bản các phiên trước, vì những gì người cũ đã trình bày hay thừa nhận vẫn nằm trong hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Người được uỷ quyền có cần biết luật không?
Luật không đòi hỏi trình độ pháp lý. Nhưng họ sẽ đứng trước hội đồng xét xử thay bạn, trả lời câu hỏi và có thể phải đối đáp với bên kia. Bạn nên chọn người nắm sự việc, bình tĩnh, đọc được văn bản, và dành thời gian cùng họ chuẩn bị trước mỗi phiên.
Uỷ quyền rồi bạn có còn được tự đến toà không?
Còn. Uỷ quyền không tước quyền tham gia của bạn. Bạn có thể cùng đến với người đại diện, tự trình bày thêm. Chỉ nên thống nhất trước để hai người không nói hai ý khác nhau trước hội đồng xét xử.
Người được uỷ quyền tự ý đồng ý thoả thuận bất lợi thì sao?
Nếu văn bản uỷ quyền có trao quyền thoả thuận, toà có thể ghi nhận thoả thuận đó và bạn khó lật lại. Nếu người đó làm vượt phạm vi uỷ quyền, phần vượt quá không ràng buộc bạn. Vì vậy cần ghi rõ giới hạn ngay từ văn bản.
Một người đại diện có thể đại diện cho cả hai vợ chồng trong vụ đòi nợ không?
Được, nếu hai vợ chồng cùng là nguyên đơn hoặc cùng là bị đơn và quyền lợi không đối lập nhau. Mỗi người lập văn bản uỷ quyền riêng hoặc cùng ký một văn bản, tuỳ hướng dẫn của nơi công chứng và yêu cầu của toà.
Văn bản uỷ quyền viết tay có ký của hai bên được không?
Đối với cá nhân trong tố tụng dân sự, văn bản uỷ quyền thường phải được công chứng hoặc chứng thực, hoặc lập tại toà theo cách toà chấp nhận. Văn bản viết tay chỉ có chữ ký hai bên rất dễ bị toà yêu cầu làm lại, làm mất thời gian.
Uỷ quyền cho người thân rồi thì toà gửi giấy về đâu?
Thông thường toà gửi văn bản tố tụng cho người đại diện theo địa chỉ ghi trong văn bản uỷ quyền. Một số văn bản quan trọng toà vẫn có thể gửi cho bạn. Bạn nên báo cho toà địa chỉ liên lạc của cả hai và giữ liên lạc thường xuyên với người đại diện.