Khi tự theo vụ án, mọi liên hệ với toà đều do bạn tự làm: hỏi thư ký về lịch và giấy tờ, gửi đề nghị bằng văn bản cho thẩm phán được phân công giải quyết, và làm việc tại trụ sở toà trong giờ hành chính. Nguyên tắc là việc thủ tục hỏi thư ký, việc liên quan đến nội dung vụ án thì gửi bằng văn bản, và không tìm cách gặp riêng thẩm phán ngoài quy trình.
Làm đúng cách giúp vụ án của bạn đi nhanh hơn và giấy tờ không thất lạc. Làm sai cách, như gọi điện liên tục, đến phòng làm việc không hẹn, hay nhờ người quen "nói giúp", có thể khiến bạn mất thiện cảm, thậm chí vướng rắc rối pháp lý. Bài này đi từ việc nhận diện ai làm gì ở toà tới cách viết một đề nghị ngắn mà rõ.
Ai làm gì ở toà: bạn nên hỏi ai việc gì
Từ 1/7/2025, phần lớn vụ án dân sự sơ thẩm do toà án nhân dân khu vực giải quyết. Cách tổ chức nội bộ mỗi toà có thể khác nhau đôi chút, nhưng các vai trò chính tương tự:
| Bộ phận, người | Lo việc gì | Bạn hỏi gì |
|---|---|---|
| Bộ phận tiếp nhận đơn, văn thư | Nhận đơn, nhận tài liệu, đóng dấu đến, cấp giấy biên nhận | Nộp tài liệu ở đâu, cần mấy bản, khi nào có kết quả |
| Thư ký toà án được phân công | Chuẩn bị hồ sơ, gửi văn bản tố tụng, ghi biên bản các phiên, kiểm tra sự có mặt | Lịch phiên họp, phiên toà; đã nhận tài liệu của bạn chưa; cần bổ sung gì |
| Thẩm phán được phân công giải quyết | Quyết định các vấn đề tố tụng, tiến hành hoà giải, chủ trì phiên toà khi làm chủ toạ | Gửi đề nghị bằng văn bản: thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng, hoãn, xét xử vắng mặt |
| Bộ phận tiếp công dân của toà | Tiếp nhận khiếu nại, kiến nghị, phản ánh | Phản ánh về thái độ, về việc chậm trễ bất thường |
| Chánh án, phó chánh án | Quản lý chung, giải quyết khiếu nại về hành vi tố tụng theo thẩm quyền | Chỉ khi có khiếu nại chính thức |
Ngay lần đầu nhận thông báo thụ lý, bạn ghi lại số thụ lý, tên thẩm phán, tên thư ký được phân công nếu thông báo có ghi. Mọi lần hỏi về sau đều bắt đầu bằng số thụ lý, vì một thư ký có thể đang theo hàng chục vụ cùng lúc.
Nguyên tắc nền: việc quan trọng thì gửi bằng văn bản
Lời nói qua điện thoại hay ở hành lang không để lại dấu vết trong hồ sơ. Nếu bạn đề nghị toà thu thập một tài liệu, xin hoãn phiên, hay phản đối một chứng cứ của bên kia chỉ bằng lời, sau này khó chứng minh bạn đã đề nghị. Văn bản có ngày nhận, có giấy biên nhận, nằm trong hồ sơ vụ án và buộc toà phải xem xét.
Điều này không có nghĩa phải viết đơn cho mọi câu hỏi. Hỏi lịch phiên toà, hỏi đã nhận tài liệu chưa, hỏi cần mang theo gì, đó là những câu thư ký trả lời trực tiếp được. Nhưng bất cứ khi nào bạn muốn toà làm một việc, hay muốn ghi nhận ý kiến của mình, hãy viết ra giấy.
Một mẹo nhỏ của người làm nghề: mỗi khi nộp văn bản, bạn mang theo hai bản, nộp một bản và xin toà ký nhận hoặc đóng dấu đến vào bản còn lại. Nếu bộ phận tiếp nhận cấp giấy biên nhận riêng, giữ giấy đó cùng bản sao văn bản đã nộp. Đây là bằng chứng duy nhất của bạn khi có tranh cãi về việc đã nộp hay chưa.
Hỏi tiến độ vụ án thế nào cho đúng mực
Vụ án có thể nằm im vài tháng mà không có giấy gì gửi về. Hỏi là quyền của bạn, nhưng hỏi đúng cách sẽ được trả lời nhanh và đầy đủ hơn:
- Chọn kênh toà công bố: số điện thoại cơ quan, bộ phận tiếp nhận, hoặc đến trực tiếp trong giờ làm việc. Tránh dùng số điện thoại cá nhân của cán bộ nếu không được chủ động cung cấp.
- Mở đầu bằng số thụ lý, tên các bên, tư cách của bạn trong vụ án. Ví dụ: "Bên nguyên đơn trong vụ đòi tiền vay, số thụ lý như trên, xin hỏi vụ án đang ở bước nào."
- Hỏi câu đóng, có câu trả lời cụ thể: đã có lịch phiên họp chưa, toà còn chờ tài liệu gì, có cần bạn bổ sung gì không.
- Không hỏi thẩm phán sẽ quyết định thế nào hay bạn có thắng không. Đó là câu cán bộ toà không được và không thể trả lời.
- Ghi lại ngày giờ hỏi, người trả lời, nội dung trả lời vào sổ theo dõi vụ án.
- Nếu đã quá lâu mà không có tiến triển, gửi văn bản đề nghị cho biết tình hình giải quyết, thay vì gọi điện liên tục.
Giữ giọng bình thường, ngắn gọn. Thư ký là người ghi biên bản và gửi giấy cho bạn suốt vụ án; quan hệ làm việc tốt với họ giúp bạn rất nhiều ở những việc nhỏ như được báo sớm khi lịch thay đổi.
Viết một văn bản đề nghị gửi thẩm phán: bố cục gọn
Không có "mẫu chuẩn" bắt buộc cho mọi đề nghị, nhưng một văn bản dễ đọc thường có các phần sau, theo đúng thứ tự:
- Phần đầu: tên toà án nhận, tên văn bản nêu rõ loại đề nghị, ví dụ "Đơn đề nghị thu thập chứng cứ" hay "Đơn đề nghị hoãn phiên hoà giải".
- Thông tin người đề nghị: họ tên, địa chỉ liên lạc, tư cách trong vụ án, số thụ lý, tên các bên.
- Nội dung đề nghị: nói việc bạn muốn toà làm ngay ở câu đầu tiên, rồi mới nêu lý do. Mỗi lý do một đoạn ngắn.
- Căn cứ: nếu biết chắc quyền nào của đương sự mà bạn đang dùng thì nêu bằng lời, không cần trích số điều nếu không chắc.
- Tài liệu kèm theo: liệt kê, đánh số từng tài liệu, ghi rõ bản chính hay bản sao.
- Ngày tháng và chữ ký. Giữ lại một bản có xác nhận đã nộp.
Văn bản tốt thường chỉ một đến hai trang. Nếu bạn cần nhiều hơn, có lẽ bạn đang đưa cả phần tranh luận vào một đề nghị thủ tục; phần đó để dành cho phiên toà và bản luận cứ.
Những việc tuyệt đối không làm
Không tìm gặp riêng thẩm phán ngoài trụ sở. Người tiến hành tố tụng không được gặp gỡ đương sự ngoài nơi quy định để bàn về vụ án. Hẹn cà phê, đến nhà riêng, nhắn tin qua mạng xã hội đều đặt cả hai bên vào tình thế sai.
Không đưa quà, tiền dưới bất kỳ danh nghĩa nào. Kể cả "chút quà cảm ơn" sau khi có bản án. Hành vi này có thể cấu thành tội phạm với cả người đưa lẫn người nhận, và là căn cứ để lật lại kết quả vụ án.
Không nhờ người quen "nói giúp". Lời nói giúp không có giá trị pháp lý, chỉ làm thẩm phán phải giữ khoảng cách hơn với vụ của bạn. Nếu có người hứa "lo được", đó thường là dấu hiệu lừa đảo.
Không đăng tải công kích thẩm phán, thư ký lên mạng. Bức xúc là có thật, nhưng bài đăng xúc phạm người tiến hành tố tụng có thể khiến bạn bị xử lý, và không giúp gì cho vụ án. Thấy sai thì khiếu nại đúng kênh.
Không gây áp lực bằng số đông. Kéo người thân đến phòng làm việc, gọi điện dồn dập từ nhiều số, dọa "làm to chuyện". Những cách này làm mất thời gian của bạn và gây bất lợi khi toà đánh giá thái độ hợp tác.
Khi thấy mình bị đối xử không đúng
Người tự theo vụ đôi khi gặp chuyện khó chịu thật: hồ sơ bị chậm bất thường, đề nghị không được trả lời, thái độ thiếu tôn trọng. Trước khi phản ứng, bạn nên tách hai việc: việc nào là bất đồng với quyết định của toà, việc nào là hành vi sai của cá nhân.
Bất đồng với quyết định thì dùng các công cụ tố tụng: đề nghị xem xét lại một quyết định trong phạm vi luật cho phép, kháng cáo bản án, quyết định khi đến thời điểm. Cảm thấy thẩm phán, hội thẩm, thư ký có lý do để không vô tư thì có thủ tục đề nghị thay đổi người tiến hành tố tụng với những căn cứ do luật quy định, không phải chỉ vì bạn không thích cách họ hỏi.
Hành vi sai của cá nhân, như đòi hỏi tiền, hứa hẹn kết quả, hay cố tình không nhận đơn, thì khiếu nại bằng văn bản tới chánh án toà đó, ghi rõ ngày giờ, sự việc, người chứng kiến nếu có. Khiếu nại có căn cứ cụ thể được xem xét nghiêm túc hơn nhiều so với một lời phàn nàn chung chung.
Chuẩn bị trước mỗi lần lên toà làm việc
Mỗi chuyến lên toà của người tự theo vụ thường tốn nửa ngày đến cả ngày. Chuẩn bị kỹ giúp bạn không phải quay lại lần nữa chỉ vì thiếu một tờ giấy:
- Giấy tờ tuỳ thân bản chính. Bộ phận bảo vệ và thư ký đều có thể yêu cầu xuất trình.
- Văn bản toà đã gửi gọi bạn đến, nếu có. Giấy triệu tập ghi rõ bạn đến để làm gì, vào lúc nào, gặp ai.
- Tài liệu định nộp: bản chính để đối chiếu và đủ số bản sao. Hỏi trước nếu cần nộp thêm bản cho các đương sự khác.
- Một tờ giấy ghi sẵn câu hỏi cần hỏi, xếp theo thứ tự quan trọng. Thư ký thường bận, bạn có vài phút, đừng để quên câu quan trọng nhất.
- Sổ theo dõi vụ án và bút để ghi lại câu trả lời ngay tại chỗ, kèm tên người trả lời.
- Thời gian dự phòng. Phiên trước có thể kéo dài, thư ký có thể đang ở phiên toà khác. Đừng hẹn việc khác sát giờ.
Nếu cần gặp thư ký để làm việc cụ thể như đọc hồ sơ hay nộp nhiều tài liệu, bạn nên hỏi trước qua kênh của toà xem hôm nào thư ký có mặt, tránh đến đúng ngày họ đang ngồi phiên toà cả buổi.
Ví dụ giả định: đổi lịch phiên hoà giải vì lý do chính đáng
Ví dụ giả định: anh Minh ở Lâm Đồng là bị đơn trong một vụ đòi tiền hàng, nhận giấy triệu tập phiên hoà giải đúng ngày anh đã có lịch mổ được bệnh viện hẹn từ trước. Phản ứng đầu tiên của nhiều người là gọi điện cho thư ký báo "không đi được" rồi thôi.
Cách làm chắc chắn hơn gồm ba việc. Anh gọi cho thư ký để báo sớm và hỏi toà cần giấy tờ gì. Sau đó anh viết đơn đề nghị hoãn hoặc đổi lịch, nêu rõ số thụ lý, lý do, đề xuất những ngày anh có thể có mặt, kèm bản sao giấy hẹn mổ. Cuối cùng anh nộp đơn trước ngày triệu tập, giữ bản có xác nhận đã nhận.
Toà có thể chấp nhận hoặc không, tuỳ quy định và tình hình vụ án. Nhưng nhờ có văn bản và giấy tờ chứng minh, việc vắng mặt của anh được ghi nhận là có lý do, không bị coi như cố tình không đến. Đây là khác biệt rất lớn ở những lần triệu tập sau.
Câu hỏi thường gặp
Có được xin số điện thoại riêng của thư ký không?
Bạn có thể hỏi, nhưng cán bộ không có nghĩa vụ cung cấp. Nhiều toà công bố số điện thoại cơ quan để đương sự liên hệ. Nếu thư ký chủ động cho số để báo lịch, dùng số đó đúng mục đích, nhắn ngắn, trong giờ hành chính.
Thẩm phán có được gặp đương sự để trao đổi không?
Thẩm phán làm việc với đương sự tại trụ sở toà hoặc nơi được phép theo quy định, thường có thư ký ghi biên bản, như phiên hoà giải, buổi lấy lời khai. Việc gặp riêng ngoài các hình thức đó để bàn về vụ án là không phù hợp.
Đã nộp đơn đề nghị mà toà không trả lời thì làm gì?
Kiểm tra lại giấy biên nhận để chắc đơn đã vào hồ sơ. Sau đó hỏi thư ký đơn đang được xem xét thế nào. Một số đề nghị toà trả lời bằng quyết định hoặc thông báo, một số được xem xét tại phiên toà. Nếu thời gian quá dài bất thường, bạn có thể có văn bản hỏi lại.
Có thể nộp tài liệu qua đường bưu chính không?
Thường là được, và nhiều toà đã có kênh nộp trực tuyến cho một số loại văn bản. Nếu gửi bưu chính, dùng dịch vụ có báo phát, giữ biên lai và bản sao những gì đã gửi. Hỏi thư ký để chắc tài liệu đã đến tay toà và được đưa vào hồ sơ.
Bên kia hay gặp thư ký, có ảnh hưởng tới vụ của bạn không?
Thư ký không quyết định kết quả vụ án. Nếu bạn lo bên kia được ưu ái về thủ tục, ví dụ được báo lịch sớm hơn hay được xem tài liệu mà bạn không được xem, hãy đề nghị bằng văn bản được tiếp cận ngang bằng. Có dấu hiệu sai phạm cụ thể thì khiếu nại.