Mỗi lần bạn làm việc với toà, từ buổi lấy lời khai, phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải, tới phiên toà, thư ký đều lập biên bản. Trước khi ký, bạn có quyền đọc lại hoặc nghe đọc lại, và yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung nếu biên bản chưa đúng ý mình. Với phiên toà, sau khi phiên kết thúc, người tham gia tố tụng có quyền xem biên bản và yêu cầu ghi sửa đổi, bổ sung.
Người có luật sư thường được luật sư soát biên bản giúp. Người tự theo vụ phải tự làm việc đó, trong lúc vừa xong một buổi căng thẳng và chỉ muốn ra về. Bài này giúp bạn biết đọc chỗ nào trước, khi nào phải đề nghị sửa, và cách ghi ý kiến của mình vào biên bản cho đúng.
Vì sao biên bản quan trọng hơn những gì bạn nhớ
Hội đồng xét xử, toà cấp trên nếu có kháng cáo, và cả chính thẩm phán sau vài tháng đều dựa vào biên bản để biết bạn đã nói gì. Trí nhớ của bạn, dù chính xác, không nằm trong hồ sơ. Một câu bạn đã nói rõ nhưng biên bản ghi khác đi, về mặt hồ sơ là bạn đã nói theo cách biên bản ghi.
Biên bản cũng ghi lại những điều bạn đồng ý hay thừa nhận. Trong vụ đòi tiền, một dòng "nguyên đơn thừa nhận đã nhận lại một phần tiền" có thể làm thay đổi số tiền toà chấp nhận. Trong phiên hoà giải, một dòng "các đương sự thống nhất" có thể trở thành nền của quyết định công nhận thoả thuận.
Thư ký ghi biên bản trong lúc nhiều người nói, nên tóm lược là điều không tránh được. Tóm lược không sai, nhưng đôi khi làm mất sắc thái quan trọng, như "đồng ý nếu" bị ghi thành "đồng ý". Việc của bạn là phát hiện và đề nghị ghi lại cho đúng, một cách bình tĩnh và cụ thể. Đề nghị đó không phải là nghi ngờ người ghi, mà là phần việc bình thường của một đương sự cẩn thận.
Các loại biên bản bạn sẽ gặp và điểm cần kiểm
Trong một vụ án dân sự sơ thẩm thông thường, người tự theo vụ có thể ký nhiều loại biên bản. Mỗi loại có điểm cần soát riêng:
| Biên bản | Khi nào lập | Bạn kiểm gì trước khi ký |
|---|---|---|
| Biên bản lấy lời khai | Khi thẩm phán hoặc thư ký được phân công lấy lời khai đương sự | Sự việc, ngày tháng, số tiền, tên người có đúng không; câu trả lời có bị rút gọn làm sai ý không |
| Biên bản giao nhận tài liệu, chứng cứ | Mỗi lần bạn nộp chứng cứ | Tên từng tài liệu, số trang, bản chính hay bản sao |
| Biên bản phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ | Trước khi hoà giải hoặc trong cùng buổi | Yêu cầu của bạn được ghi đủ chưa; điểm thống nhất và điểm còn tranh chấp ghi đúng chưa; đề nghị của bạn có được ghi không |
| Biên bản hoà giải thành hoặc không thành | Sau phiên hoà giải | Từng điều khoản thoả thuận: số tiền, thời hạn, cách trả, ai chịu án phí; điều kiện bạn đặt ra có được ghi không |
| Biên bản xem xét, thẩm định tại chỗ | Khi toà đến xem đất, nhà, tài sản | Mô tả hiện trạng, kích thước, mốc giới; ý kiến của bạn tại chỗ |
| Biên bản phiên toà | Trong suốt phiên toà | Lời trình bày, câu hỏi và trả lời, ý kiến tranh luận của bạn |
Nếu toà cho phép, bạn xin chụp lại hoặc sao lại biên bản sau khi ký, ghi số thứ tự vào sổ theo dõi vụ án. Nếu không được chụp ngay, bạn có thể đề nghị sao chụp sau khi biên bản đã vào hồ sơ.
Đọc biên bản lấy lời khai trước khi ký: trình tự
Biên bản lấy lời khai thường do thư ký đọc lại hoặc đưa bạn tự đọc. Đừng để sự vội vàng làm bạn ký một văn bản chưa đọc hết:
- Đọc phần đầu: tên, địa chỉ, tư cách của bạn trong vụ án. Sai thông tin cá nhân thì đề nghị sửa ngay, vì những phần sau đều gắn với người được ghi ở đây.
- Đọc từng câu hỏi và câu trả lời. Với câu trả lời của mình, tự hỏi: nếu người khác đọc câu này, họ có hiểu đúng ý mình không.
- Soát kỹ số tiền, ngày tháng, tên người, địa chỉ tài sản. Đây là những chỗ một con số sai có thể làm hỏng cả lập luận.
- Gạch chân bằng mắt những chữ quan trọng: "thừa nhận", "đồng ý", "không đồng ý", "không nhớ", "không biết". Kiểm xem chúng có đúng như bạn đã nói.
- Nếu có chỗ chưa đúng, đề nghị thẩm phán hoặc thư ký ghi phần sửa đổi, bổ sung vào biên bản. Không tự lấy bút gạch xoá trên biên bản.
- Ký vào từng trang theo hướng dẫn, ký ở cuối biên bản. Xin chụp hoặc ghi lại số trang và ngày lập.
Bạn cứ nói thẳng: "Bên nguyên đơn xin đọc lại trước khi ký." Đó là quyền của bạn và không ai đánh giá thấp người đọc kỹ biên bản.
Khi biên bản ghi sai hoặc thiếu ý bạn
Đề nghị ghi sửa đổi, bổ sung. Cách đúng là đề nghị người lập biên bản ghi phần sửa đổi, bổ sung ngay trong biên bản, thường ở cuối, có chữ ký xác nhận. Bạn nói rõ câu nào cần sửa và sửa thành gì.
Nói ngắn và cụ thể. Thay vì "biên bản ghi sai hết", hãy nói "dòng thứ ba ghi đã nhận lại tiền, thực tế bên nguyên đơn trình bày chưa nhận khoản nào". Đề nghị cụ thể dễ được ghi nhận.
Ghi ý kiến của mình vào biên bản. Nếu người lập biên bản không đồng ý sửa, bạn có thể đề nghị được ghi ý kiến riêng của mình vào biên bản hoặc gửi văn bản trình bày ngay sau buổi làm việc, nêu rõ phần bạn không đồng ý.
Từ chối ký là lựa chọn cuối. Bạn có thể không ký nếu biên bản ghi sai mà không được sửa. Việc từ chối thường được ghi vào biên bản cùng lý do. Từ chối ký không làm biên bản mất giá trị, nên tốt hơn hết vẫn là đề nghị ghi ý kiến của bạn.
Không tự sửa trên bản giấy. Gạch xoá, viết thêm bằng tay khi không có xác nhận của người lập biên bản có thể gây tranh cãi về tính hợp lệ, và làm bạn trông như đang tự ý sửa hồ sơ.
Biên bản phiên toà: quyền xem và đề nghị ghi bổ sung
Ở phiên toà, thư ký ghi biên bản suốt từ lúc khai mạc tới khi tuyên án. Bạn không đọc được ngay trong lúc xét xử, nhưng sau khi phiên toà kết thúc, người tham gia tố tụng có quyền xem biên bản phiên toà, yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản và ký xác nhận.
Người tự theo vụ hay bỏ qua quyền này vì mệt, hoặc vì nghĩ "đã tuyên án rồi, biên bản còn ý nghĩa gì". Thực tế biên bản phiên toà rất quan trọng nếu sau đó có kháng cáo: toà cấp trên đọc nó để biết tại phiên sơ thẩm bạn đã trình bày, đề nghị, phản đối những gì. Một đề nghị quan trọng không được ghi vào biên bản có thể bị coi như chưa từng nêu.
Cách làm thực tế: sau khi tuyên án, hỏi thư ký khi nào bạn có thể xem biên bản phiên toà. Mang theo tờ ghi chú bạn đã chuẩn bị trước phiên, đối chiếu từng ý chính. Chỉ đề nghị bổ sung những điểm thực sự quan trọng, nói đúng lời bạn đã trình bày, không nhân dịp này thêm lập luận mới.
Những chữ trong biên bản cần soát kỹ nhất
Biên bản dài nhiều trang, nhưng có một số cụm từ mang sức nặng pháp lý lớn. Gặp chúng, bạn dừng lại đọc chậm:
- "Thừa nhận", "xác nhận": điều bạn thừa nhận thường không cần bên kia chứng minh nữa.
- "Đồng ý", "thống nhất": kiểm xem có kèm điều kiện bạn đã nêu không.
- "Rút yêu cầu", "không yêu cầu": có thể làm mất hẳn một phần yêu cầu khởi kiện.
- "Không có ý kiến": khác với "phản đối". Nếu bạn đã phản đối, đừng để biên bản ghi là không có ý kiến.
- "Không có tài liệu, chứng cứ gì thêm": nếu bạn còn chứng cứ định nộp, nói rõ ngay để biên bản ghi đúng.
- Số tiền, đơn vị tiền, cách tính lãi, ngày bắt đầu tính.
- Tên và tư cách người tham gia: ai có mặt, ai vắng, ai là người đại diện của ai.
Một cách nhớ đơn giản: những chữ nào nếu bị đọc sai làm bạn mất tiền hoặc mất quyền thì phải được ghi đúng từng chữ. Trước mỗi buổi làm việc, bạn viết sẵn ra giấy vài con số và mốc ngày quan trọng nhất của vụ án, để khi đọc biên bản chỉ cần đối chiếu, không phải nhớ lại trong lúc mệt.
Ví dụ giả định: một dòng biên bản ở phiên hoà giải
Ví dụ giả định: anh Bình ở Quảng Trị là nguyên đơn đòi tiền thi công nội thất. Ở phiên hoà giải, bị đơn đề xuất trả một nửa số tiền ngay và nửa còn lại sau ba tháng. Anh Bình nói đồng ý với điều kiện phần sau phải có lãi nếu trả chậm hơn hạn.
Khi đọc biên bản, anh thấy dòng ghi "nguyên đơn đồng ý phương án của bị đơn", không có điều kiện về lãi. Anh đề nghị thư ký ghi bổ sung: "nguyên đơn đồng ý với điều kiện nếu bị đơn trả chậm phần còn lại thì chịu lãi theo quy định". Bị đơn không chấp nhận điều kiện này, nên biên bản ghi các bên chưa thống nhất được và vụ án tiếp tục.
Nếu anh ký vội, biên bản có thể đã ghi nhận một thoả thuận thiếu điều kiện mà anh coi là then chốt. Đọc kỹ một dòng giúp anh giữ đúng lập trường của mình, và cả hai bên đều biết rõ chỗ còn khác biệt.
Câu hỏi thường gặp
Không biết chữ thì ký biên bản thế nào?
Người không biết chữ có quyền được nghe đọc lại toàn bộ biên bản và điểm chỉ thay chữ ký. Việc biên bản đã được đọc lại cho bạn nghe thường được ghi nhận trong biên bản. Nếu cần, bạn có thể đề nghị có người thân hoặc người phiên dịch được toà chấp nhận cùng nghe.
Có được chụp ảnh biên bản sau khi ký không?
Tuỳ cách làm việc của từng toà. Nhiều nơi cho phép đương sự chụp hoặc sao bản biên bản mình vừa ký. Nếu không, bạn có quyền đề nghị sao chụp tài liệu trong hồ sơ vụ án theo thủ tục chung, trong đó có các biên bản.
Biên bản ghi đúng nhưng bạn nói nhầm thì sửa thế nào?
Nếu phát hiện ngay khi đọc lại, bạn đề nghị ghi phần đính chính vào biên bản. Nếu phát hiện sau, gửi văn bản trình bày cho toà, nói rõ biên bản ngày nào ghi đúng lời bạn nhưng bạn đã nhầm, và trình bày lại cho đúng kèm căn cứ.
Biên bản hoà giải thành đã ký mà thấy ghi thiếu điều khoản thì sao?
Có một khoảng thời gian ngắn sau khi lập biên bản hoà giải thành để các đương sự thay đổi ý kiến. Nếu thấy thiếu điều khoản quan trọng, gửi văn bản cho toà ngay trong thời gian đó. Hết thời gian, toà ra quyết định công nhận và rất khó thay đổi.
Có nên mang người thân đến để cùng đọc biên bản không?
Người thân không có tư cách tố tụng thường không ngồi cùng bàn làm việc và không ký biên bản. Họ có thể giúp bạn chuẩn bị trước những điểm cần soát. Nếu bạn cần hỗ trợ đọc vì lý do sức khoẻ, báo trước cho toà để được hướng dẫn.