Cặp hồ sơ mang theo phiên toà nên chia thành các ngăn cố định: giấy tờ tuỳ thân và văn bản của toà, bản tóm tắt và dòng thời gian, chứng cứ của mình xếp theo thứ tự đã nộp, tài liệu của bên kia, bản gốc cần đối chiếu và giấy trắng để ghi chép. Mục tiêu duy nhất là khi hội đồng xét xử hỏi tới tài liệu nào, bạn rút ra được trong vài giây mà không phải lật cả xấp.
Người tự theo vụ án thường mang quá nhiều hoặc quá ít. Quá nhiều thì lục mãi không ra; quá ít thì đến lúc hội đồng yêu cầu xem bản gốc mới nhớ để quên ở nhà. Bài này đi qua từng ngăn, nêu những thứ hay bị bỏ sót và cách kiểm lại vào tối hôm trước.
Danh mục đồ mang theo
Đây là danh mục khung, bạn bỏ những dòng không áp dụng cho vụ của mình:
- Giấy tờ tuỳ thân còn hạn (thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác hợp lệ); nếu bạn dùng căn cước điện tử trên điện thoại, vẫn nên mang thẻ để phòng hết pin hoặc mất sóng.
- Giấy triệu tập hoặc quyết định đưa vụ án ra xét xử, có ghi giờ, phòng xử, tên toà.
- Giấy uỷ quyền bản gốc nếu bạn đi thay người khác, hoặc giấy tờ chứng minh tư cách đại diện của doanh nghiệp.
- Bản tóm tắt một trang, dòng thời gian, bảng yêu cầu – căn cứ – chứng cứ.
- Bản sao toàn bộ chứng cứ bạn đã nộp, xếp theo thứ tự đã nộp hoặc theo số bút lục.
- Bản gốc của những chứng cứ quan trọng mà bạn chỉ nộp bản sao.
- Bản sao các văn bản bên kia đã gửi hoặc bạn đã sao chụp từ hồ sơ.
- Điện thoại hoặc thiết bị chứa chứng cứ điện tử gốc, đã sạc đầy, kèm cục sạc dự phòng.
- Bút hai màu, giấy trắng, kẹp giấy, giấy dán ghi chú.
- Nước uống, thuốc thường dùng nếu bạn có bệnh nền; phiên xử có thể kéo dài hơn dự kiến.
Không mang những vật dụng mà nội quy phiên toà thường cấm như vật sắc nhọn, chất dễ cháy. Mỗi toà có thể có quy định kiểm tra an ninh riêng, nên đến sớm để làm thủ tục.
Chia cặp thành năm ngăn
Một cặp nhựa có nhiều ngăn hoặc bìa còng có thẻ phân trang là đủ. Thứ tự ngăn nên cố định để tay quen:
| Ngăn | Chứa gì | Khi nào rút ra |
|---|---|---|
| 1. Thủ tục | Giấy tờ tuỳ thân, giấy triệu tập, giấy uỷ quyền | Lúc làm thủ tục và khi khai mạc kiểm tra người có mặt |
| 2. Bản của mình | Tóm tắt một trang, dòng thời gian, bảng ba cột | Đặt trên mặt bàn suốt phiên |
| 3. Chứng cứ của mình | Bản sao theo thứ tự nộp, có thẻ dán ở mép | Khi trình bày và khi được hỏi về chứng cứ |
| 4. Tài liệu bên kia | Bản tự khai, văn bản ý kiến, chứng cứ của bên kia | Khi đối đáp, chỉ ra điểm mâu thuẫn |
| 5. Bản gốc | Bản gốc các tài liệu quan trọng, để trong túi trong suốt | Chỉ khi hội đồng yêu cầu đối chiếu |
Ngăn bản gốc tách riêng có lý do: bản gốc chỉ đưa ra khi được yêu cầu, và phải nhận lại ngay sau khi đối chiếu. Để lẫn với bản sao rất dễ đưa nhầm hoặc để quên lại trên bàn hội đồng.
Bản gốc: vì sao phải mang dù đã nộp bản sao
Khi giao nộp chứng cứ cho toà, nhiều người chỉ nộp bản sao. Tại phiên xử, nếu bên kia phản đối tính xác thực của tài liệu, hoặc hội đồng cần đối chiếu một chữ ký, một chỗ sửa chữa, bạn có thể được yêu cầu xuất trình bản gốc. Không có bản gốc trong tay lúc đó, phần chứng minh của bạn có thể bị đánh giá thấp đi, hoặc phiên xử phải dừng để bạn bổ sung sau.
Bản gốc giấy vay viết tay, hợp đồng có chữ ký hai bên, biên nhận nhận tiền, sổ đỏ hay giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản chính là những thứ thường được hỏi. Để mỗi bản gốc trong một túi nhựa trong suốt riêng, ghi chú bằng giấy dán bên ngoài túi (không dán lên chính tài liệu) để biết túi đó chứa gì.
Bản gốc có giá trị lớn, như giấy chứng nhận nhà đất, cần mang theo cẩn thận và không rời mắt. Đưa cho thư ký hoặc hội đồng xem khi được yêu cầu, và nhớ nhận lại. Nếu toà cần giữ bản gốc để phục vụ việc giải quyết vụ án, hỏi rõ thủ tục giao nhận và giữ lại giấy tờ ghi nhận việc đã giao.
Đánh dấu chứng cứ để rút ra trong vài giây
Ngăn chứng cứ là nơi bạn mở nhiều nhất. Cách sắp:
- Xếp chứng cứ theo đúng thứ tự bạn đã nộp cho toà, hoặc theo số bút lục nếu đã sao chụp hồ sơ, vì hội đồng thường gọi tài liệu theo cách đó.
- Dán thẻ màu ở mép mỗi tài liệu, trên thẻ ghi số thứ tự trùng với số bạn dùng trong bảng ba cột.
- Với tập ảnh chụp tin nhắn, đánh số từng ảnh ở góc mặt sau, để nói được "ảnh số 6".
- Dùng bút dạ quang tô nhẹ đúng dòng quan trọng trên bản sao (không tô trên bản gốc), để khi đưa cho hội đồng xem, mắt người đọc rơi ngay vào chỗ đó.
- Đặt một trang mục lục ở đầu ngăn, mỗi dòng một tài liệu kèm số thẻ.
Kiểm tra cách sắp bằng một phép thử nhỏ: nhờ người thân đọc ngẫu nhiên một dòng trong bảng ba cột, bạn tìm tài liệu tương ứng. Nếu mất hơn mười giây, sắp lại.
Chứng cứ điện tử: mang thiết bị nào, chuẩn bị gì
Tin nhắn, đoạn ghi âm, video, thư điện tử thường được nộp cho toà dưới dạng bản in hoặc tệp chép ra thiết bị lưu trữ. Tại phiên xử, khi có tranh cãi về nội dung hoặc tính nguyên vẹn, bạn có thể được yêu cầu mở dữ liệu gốc trên thiết bị. Vì vậy hãy mang chính chiếc điện thoại hoặc máy tính đang chứa dữ liệu gốc, sạc đầy, và biết chính xác cách mở tới đúng tin nhắn hay tệp đó trong vài thao tác.
Trước ngày xử, thử tìm từng chứng cứ điện tử một lần trên thiết bị. Ghi lại đường đi ngắn nhất, ví dụ ứng dụng nào, cuộc trò chuyện nào, kéo tới ngày nào. Tắt thông báo và chế độ âm thanh, để khi mở máy trước hội đồng không có tin nhắn khác bật lên.
Không xoá, không sửa, không chuyển dữ liệu gốc sang máy khác trong thời gian vụ án đang giải quyết. Một thao tác vô tình như dọn bộ nhớ có thể làm mất thứ quan trọng nhất của bạn. Cách thu thập, lưu giữ và giao nộp chứng cứ điện tử đúng thủ tục là phần việc cần xong từ trước; ở đây chỉ là việc mang nó vào phòng xử cho đúng.
Kiểm lại tối hôm trước và sáng hôm đó
Danh sách dưới đây nên đọc to từng dòng và tích vào bên cạnh, đừng chỉ đọc thầm:
- Giấy triệu tập ghi đúng ngày, giờ, địa chỉ toà; đã xem đường đi và chỗ gửi xe.
- Giấy tờ tuỳ thân còn hạn, nằm ở ngăn một.
- Bản tóm tắt, dòng thời gian, bảng ba cột là bản mới nhất, con số khớp với hồ sơ.
- Mọi bản gốc cần thiết nằm trong ngăn năm, đếm đủ số túi.
- Điện thoại sạc đầy, đã thử mở từng chứng cứ điện tử, đã tắt thông báo.
- Mang đủ bút, giấy trắng, giấy dán ghi chú.
- Có người đi cùng không, họ đã biết giờ và địa điểm chưa.
- Đã báo nghỉ ở nơi làm việc cho cả ngày, phòng khi phiên xử kéo dài.
Sáng hôm đó, trước khi ra khỏi nhà, mở cặp và kiểm lại ngăn một và ngăn năm. Đó là hai ngăn mà nếu thiếu thì không có gì thay thế được ngay tại toà.
Sau phiên xử: cất cặp hồ sơ cho đúng
Phiên xử kết thúc, nhiều người mệt và nhét mọi thứ vào túi cho xong. Nhưng ngay sau phiên là lúc cặp hồ sơ cần được giữ cẩn thận nhất. Nếu phiên xử bị hoãn, bạn sẽ dùng lại nguyên bộ này; nếu có bản án và một trong hai bên kháng cáo, hồ sơ của bạn là nền cho giai đoạn tiếp theo, và các thời hạn liên quan thường không dài.
Trước khi rời toà, kiểm lại ngăn bản gốc: đủ số túi, không tài liệu nào bị để lại trên bàn hội đồng hay bàn thư ký. Nếu toà đã giữ lại bản gốc nào để phục vụ việc giải quyết vụ án, ghi ngay vào mục lục là tài liệu đó đang ở đâu, ai nhận, theo giấy tờ gì.
Về đến nhà, đặt tờ tóm tắt và các trang ghi chép trong phiên lên đầu ngăn hai, ghi ngày phiên xử ở góc trên. Ghi lại khi còn nhớ những câu hỏi hội đồng đã đặt ra, những điểm mới bên kia nêu, những tài liệu được nhắc tới. Giữ nguyên thứ tự các ngăn, đừng tháo ra sắp lại; cách sắp đã quen tay là thứ giúp bạn đi tiếp nhanh nếu vụ việc chưa dừng ở đây.
Khi có luật sư đi cùng: chia nhau giữ gì
Nếu bạn có luật sư, luật sư thường có bộ hồ sơ riêng đã sao chụp từ toà và sắp theo cách của họ. Dù vậy, bạn vẫn nên mang cặp của mình. Trao đổi trước với luật sư ai giữ bản gốc nào, để tránh tình huống cả hai cùng nghĩ người kia mang.
Thống nhất cách gọi tên tài liệu. Nếu luật sư gọi theo số bút lục mà bạn sắp theo thứ tự nộp, hãy ghi thêm số bút lục lên thẻ dán. Khi hội đồng hỏi bạn trực tiếp về một tài liệu, bạn và luật sư cùng nhìn được một trang trong vài giây.
Bạn cũng nên giữ bản tóm tắt và dòng thời gian của chính mình, kể cả khi luật sư đã có bản luận cứ. Hội đồng xét xử có thể hỏi riêng đương sự về những chi tiết chỉ bạn biết, và lúc đó bạn trả lời bằng trí nhớ đã được sắp xếp, không phải chờ luật sư nhắc.
Câu hỏi thường gặp
Có nhất thiết phải mang bản gốc nếu đã nộp bản sao có chứng thực?
Nên mang những bản gốc quan trọng, nhất là tài liệu do bên kia ký hoặc có thể bị tranh cãi về tính xác thực. Bản sao có chứng thực có giá trị riêng, nhưng khi có tranh chấp về chữ ký hay nội dung, việc xuất trình bản gốc vẫn giúp làm rõ nhanh hơn.
Mang bao nhiêu bản sao mỗi tài liệu là đủ?
Thông thường một bộ cho mình là đủ, vì các bản sao chính thức đã nộp vào hồ sơ. Một số người mang thêm một bộ cho người đi cùng hoặc luật sư. Nếu muốn nộp thêm tài liệu tại phiên, cần làm theo hướng dẫn của hội đồng và nhớ rằng tài liệu nộp muộn chỉ được xem xét trong một số trường hợp.
Có được mang máy tính xách tay vào phòng xử không?
Tuỳ nội quy từng toà và sự cho phép của chủ toạ. Nhiều nơi cho phép đương sự dùng thiết bị để theo dõi tài liệu nhưng hạn chế việc ghi âm, ghi hình. Hãy hỏi người làm nhiệm vụ khi đến và tuân thủ hướng dẫn.
Nếu quên một tài liệu quan trọng ở nhà thì phải làm sao?
Trình bày trung thực với hội đồng xét xử khi được hỏi tới, nêu rằng tài liệu đó đã có trong hồ sơ (nếu đã nộp) hoặc đề nghị được bổ sung theo hướng dẫn. Đừng cố mô tả lại nội dung tài liệu bằng trí nhớ như thể đang cầm nó.
Có cần mang toàn bộ hồ sơ đã sao chụp từ toà không?
Nếu hồ sơ không quá dày thì nên, vì hội đồng có thể nhắc tới bất kỳ tài liệu nào. Với hồ sơ rất dày, mang những phần liên quan trực tiếp tới các điểm tranh chấp và giữ mục lục toàn bộ để biết phần còn lại nằm ở đâu.
Đi phiên xử trực tuyến thì chuẩn bị cặp hồ sơ thế nào?
Vẫn chuẩn bị đủ các ngăn trên bàn trước mặt, cộng thêm việc kiểm tra kết nối mạng, thiết bị, âm thanh. Tài liệu cần chia sẻ trên màn hình nên mở sẵn, và việc tham gia trực tuyến phải theo đúng hướng dẫn, địa điểm mà toà đã thông báo.