Sống xa toà án đang giải quyết vụ án của mình vẫn tự theo vụ được: nhiều việc như nộp tài liệu, gửi văn bản ý kiến, đề nghị toà làm một việc có thể làm qua bưu chính hoặc kênh trực tuyến khi toà áp dụng; những việc cần có mặt như phiên hoà giải, phiên toà thì bạn lên kế hoạch đi trước, uỷ quyền khi được phép, hoặc đề nghị toà giải quyết vắng mặt theo quy định.
Khó khăn lớn nhất của người ở xa không phải đường đi, mà là thông tin đến chậm: giấy triệu tập gửi về nhà cũ, người nhà quên báo, thời hạn đã chạy được nửa. Bài này giúp bạn dựng một "đường dây" liên lạc chắc với toà và cân nhắc từng lựa chọn khi không thể có mặt.
Việc nào phải có mặt, việc nào làm từ xa được
Có thể chia việc trong vụ án thành hai nhóm. Nhóm làm bằng giấy tờ gồm nộp đơn, nộp tài liệu chứng cứ, gửi văn bản ý kiến, đề nghị thu thập chứng cứ, đề nghị hoãn, nộp biên lai tạm ứng án phí. Nhóm này nhìn chung làm được qua bưu chính, qua người được uỷ quyền, hoặc qua kênh trực tuyến nếu toà đã triển khai cho loại văn bản đó.
Nhóm cần sự hiện diện gồm phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải, buổi lấy lời khai, đối chất, xem xét thẩm định tại chỗ, và phiên toà. Ở những việc này, sự có mặt của bạn có giá trị riêng: bạn trả lời trực tiếp, phản bác kịp thời, thương lượng được. Vắng mặt không phải lúc nào cũng gây bất lợi về thủ tục, nhưng thường làm bạn mất cơ hội nói.
Với người ở xa, chiến lược hợp lý là dồn sức có mặt ở hai thời điểm quan trọng nhất là phiên họp kiểm tra chứng cứ và hoà giải, và phiên toà sơ thẩm, còn lại làm từ xa càng nhiều càng tốt. Biết trước điều này, bạn xin nghỉ phép và sắp xếp công việc cho đúng hai mốc đó thay vì dàn trải sức cho mọi lần triệu tập.
Các kênh nộp giấy tờ từ xa
Mỗi toà triển khai các kênh ở mức khác nhau. Trước khi dùng một kênh lần đầu, bạn hỏi thư ký hoặc bộ phận tiếp nhận toà đó có chấp nhận cho loại văn bản của mình không.
| Kênh | Dùng cho | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bưu chính có báo phát | Đơn, văn bản ý kiến, tài liệu chứng cứ bản sao | Giữ biên lai, mã bưu gửi, bản sao những gì đã gửi; ngày gửi có thể được dùng làm căn cứ tính ngày nộp với một số văn bản |
| Kênh trực tuyến của toà án | Đơn và tài liệu ở dạng điện tử nếu toà đã triển khai | Lưu thư hoặc màn hình xác nhận có mã tiếp nhận; có thể phải nộp bản giấy để đối chiếu sau |
| Người được uỷ quyền nộp thay | Mọi văn bản trong phạm vi uỷ quyền | Không áp dụng uỷ quyền tham gia tố tụng trong việc ly hôn |
| Người thân mang đến nộp hộ | Văn bản bạn đã ký sẵn | Người mang hộ chỉ là người chuyển giấy, cần xin giấy biên nhận ghi tên bạn |
| Tự đến nộp trực tiếp | Bản chính chứng cứ cần đối chiếu, văn bản quan trọng | Kết hợp với lần phải lên toà để tiết kiệm chuyến đi |
Với chứng cứ bản gốc như hợp đồng viết tay, giấy vay, bạn nên tránh gửi qua bưu chính. Gửi bản sao trước, mang bản gốc khi lên toà để đối chiếu.
Nhận văn bản toà gửi khi không ở địa chỉ đăng ký
Đường liên lạc chắc chắn là điều kiện sống còn của người ở xa. Những việc nên làm ngay từ đầu:
- Báo cho toà bằng văn bản địa chỉ liên lạc thực tế hiện tại của bạn, kèm số điện thoại, và đề nghị gửi văn bản về đó.
- Hỏi toà có áp dụng gửi, nhận văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử cho loại vụ việc của bạn không. Nếu có, đăng ký theo hướng dẫn và kiểm hộp thư thường xuyên.
- Nếu vẫn để địa chỉ nhà ở quê, dặn rõ một người trong nhà nhận giấy của toà, chụp gửi bạn ngay trong ngày và giữ phong bì.
- Khi chuyển chỗ ở trong lúc vụ án đang giải quyết, báo toà địa chỉ mới bằng văn bản. Không báo thì văn bản gửi đến địa chỉ cũ vẫn có thể được coi là đã tống đạt.
- Ghi số điện thoại cơ quan của toà và tên thư ký phụ trách vào sổ theo dõi. Cứ vài tuần hỏi một lần nếu không thấy văn bản gì.
Chi tiết về các cách toà tống đạt văn bản và khi nào được coi là đã nhận là một chủ đề thủ tục riêng. Với người ở xa, nguyên tắc thực hành chỉ cần một câu: đừng để toà phải đoán bạn đang ở đâu.
Khi không thể có mặt: cân nhắc từng lựa chọn
Đề nghị hoãn hoặc đổi lịch. Hợp lý khi bạn có lý do chính đáng và vẫn muốn tự có mặt. Gửi văn bản trước ngày triệu tập, kèm giấy tờ chứng minh. Không lạm dụng: hoãn nhiều lần làm vụ án kéo dài và ảnh hưởng tới cả bạn.
Uỷ quyền cho người thân. Hợp lý khi có người đáng tin, nắm sự việc, sống gần toà. Văn bản uỷ quyền ghi rõ phạm vi. Không áp dụng cho việc ly hôn.
Đề nghị toà giải quyết vắng mặt. Đương sự có thể có đơn đề nghị toà xét xử vắng mặt mình. Cách này giúp bạn không bị coi là vắng mặt không lý do. Bù lại, bạn cần gửi trước văn bản trình bày đầy đủ ý kiến và chứng cứ, vì bạn không có mặt để bổ sung hay phản bác.
Hỏi về khả năng tham gia trực tuyến. Toà án có thể tổ chức phiên toà trực tuyến trong những trường hợp pháp luật cho phép và khi có điều kiện kỹ thuật. Việc này do toà quyết định, không phải đương sự yêu cầu là được. Nếu muốn, hỏi thư ký sớm.
Nhờ người bảo vệ quyền lợi có mặt cùng. Người bảo vệ không thay bạn quyết định, nhưng có thể tham gia phiên và trình bày quan điểm bảo vệ bạn. Kết hợp được với lựa chọn vắng mặt khi luật cho phép.
Những sai lầm riêng của người theo vụ từ xa
Tin rằng "ở xa thì toà sẽ thông cảm". Toà có thể cân nhắc lý do chính đáng, nhưng khoảng cách địa lý tự nó thường không phải lý do để vắng mặt hay chậm nộp. Bạn đã là đương sự thì phải sắp xếp để theo được vụ án, hoặc chọn một trong các cách thay thế luật cho phép.
Giao hết cho người nhà mà không theo dõi. Người nhà nhận giấy, nghĩ là không quan trọng, để trên nóc tủ hay trong ngăn kéo. Hai tuần sau bạn mới biết. Giao việc nhận giấy phải đi kèm việc báo lại ngay trong ngày, và bạn chủ động hỏi định kỳ.
Gửi bản gốc chứng cứ qua đường bưu chính. Thất lạc một tờ giấy vay viết tay có thể làm mất chứng cứ quan trọng nhất của vụ án. Bản gốc nên mang theo người khi lên toà, hoặc giao tận tay cho người được uỷ quyền có biên nhận.
Đề nghị vắng mặt nhưng không gửi đủ ý kiến. Đơn xin xét xử vắng mặt chỉ vài dòng, không kèm văn bản trình bày yêu cầu và phản bác. Hội đồng xét xử khi đó chỉ nghe được một phía nói tại phiên. Nếu chọn vắng mặt, văn bản ý kiến của bạn phải đầy đủ như một bài trình bày.
Lên kế hoạch cho ngày phải lên toà
Một chuyến lên toà từ tỉnh khác đáng giá cả một ngày công. Chuẩn bị theo các bước sau để không phải đi lần thứ hai cho cùng một việc:
- Ngay khi nhận giấy triệu tập, gọi xác nhận lịch với thư ký và hỏi phiên có thể bị hoãn vì lý do khác không, ví dụ chờ kết quả giám định.
- Đặt vé, sắp xếp chỗ ở để đến sớm ít nhất một giờ trước giờ triệu tập. Phiên buổi sáng sớm thì nên lên từ chiều hôm trước.
- Gom vào một túi: giấy tờ tuỳ thân, giấy triệu tập, bản chính chứng cứ, bản sao đủ số lượng, sổ theo dõi, một trang ý chính muốn trình bày.
- Tận dụng chuyến đi: nếu cần xem hồ sơ vụ án hay nộp bản gốc để đối chiếu, hỏi trước để làm cùng ngày.
- Sau phiên, xin hoặc chụp biên bản nếu được phép, hỏi thư ký bước tiếp theo và mốc thời gian dự kiến trước khi ra về.
- Trên đường về, ghi ngay vào sổ những gì đã diễn ra và việc phải làm tiếp.
Nếu toà ở xa tới mức mỗi lần đi tốn nhiều ngày, đó là một yếu tố đáng tính khi cân nhắc nhờ người bảo vệ quyền lợi hay uỷ quyền cho người ở gần.
Ví dụ giả định: theo vụ chia tài sản từ một thành phố khác
Ví dụ giả định: chị Thu làm việc tại Thành phố Hồ Chí Minh, là nguyên đơn trong vụ kiện đòi lại phần tiền góp mua đất với một người họ hàng ở Hà Tĩnh. Toà án nhân dân khu vực nơi có đất thụ lý vụ án.
Chị làm ba việc ngay từ đầu. Chị gửi văn bản báo toà địa chỉ liên lạc ở thành phố và số điện thoại. Chị nhờ em trai ở quê nhận giấy của toà gửi về nhà mẹ và chụp gửi chị. Chị uỷ quyền cho em trai phạm vi hẹp: nộp và nhận văn bản, dự các buổi làm việc khi chị không về kịp, nhưng không được thoả thuận hay rút yêu cầu.
Chị dồn ngày phép cho hai lần: phiên họp kiểm tra chứng cứ và hoà giải, và phiên toà. Các tài liệu khác chị gửi bưu chính có báo phát, giữ biên lai trong sổ. Khi toà tổ chức xem xét thẩm định tại chỗ mảnh đất, em trai dự thay theo uỷ quyền và gọi video cho chị xem hiện trường sau buổi làm việc. Vụ án vẫn kéo dài, nhưng chị không lỡ một hạn nào.
Câu hỏi thường gặp
Có thể yêu cầu chuyển vụ án về toà gần nơi mình ở không?
Thẩm quyền của toà được xác định theo quy định, thường gắn với nơi bị đơn cư trú, nơi có bất động sản hoặc theo thoả thuận trong một số trường hợp luật cho phép. Bạn không thể tự chọn chuyển vụ án chỉ vì ở xa. Nếu cho rằng toà đang giải quyết không đúng thẩm quyền, đó là một vấn đề pháp lý riêng cần hỏi người có chuyên môn.
Gửi tài liệu qua bưu điện thì ngày nào được tính là ngày nộp?
Với một số văn bản như đơn khởi kiện, ngày gửi bưu chính có thể được dùng làm căn cứ xác định ngày nộp. Với tài liệu khác, ngày toà nhận có thể là mốc. Để an toàn, gửi sớm trước hạn và giữ biên lai có ngày gửi.
Đi làm ở nước ngoài thì có tự theo vụ được không?
Vẫn có thể, nhưng phức tạp hơn: thời gian tống đạt dài, văn bản lập ở nước ngoài cần thủ tục chứng nhận hoặc hợp pháp hoá theo quy định, và thẩm quyền, thủ tục với vụ việc có yếu tố nước ngoài có thể khác vụ án thông thường. Phần lớn người ở nước ngoài chọn uỷ quyền cho người thân hoặc nhờ người bảo vệ quyền lợi.
Đề nghị xét xử vắng mặt rồi có đến dự được nữa không?
Nhìn chung bạn vẫn có thể đến. Đơn đề nghị vắng mặt giúp bạn tránh hậu quả của việc vắng mặt không lý do, không cấm bạn tham gia. Nếu thay đổi ý định, báo toà trước để toà biết bạn sẽ có mặt.
Chi phí đi lại để dự phiên toà có đòi bên kia trả được không?
Chi phí đi lại của chính đương sự để tham gia tố tụng thường không phải là khoản toà buộc bên thua trả, khác với một số chi phí tố tụng như giám định, định giá. Nếu muốn đòi một khoản chi phí cụ thể, bạn cần có căn cứ pháp lý và chứng từ rõ ràng.